Asistente Administrativo
(A Coruña, España)
Asistente administrativoPerfil · Excelentes habilidades de comunicación, vocación de servicio, orientación al cliente y proactividad:o Comunicarse claramente, tanto de manera escrita como oral, con terceros, clientes y otros empleados.o Contar con habilidades de servicio al cliente, ser paciente y protocolario.o Ser capaz de crear y mantener relaciones profesionales duraderas.o Ser capaz de trabajar independientemente y como parte de un equipo multidisciplinario.· Organizado y capaz de manejar su tiempo efectivamente:o Ser organizado y detallista, capaz de priorizar tareas debidamente.o Ser capaz de manejar varias tareas al mismo tiempo y de trabajar bajo presión en un entorno dinámico y activo.o Asegurar que los seguimientos se lleven a cabo de manera profesional y eficaz.o Ser capaz de archivar documentos y de mantener el área de trabajo limpia y ordenada en todo momento.· Capacidad analítica y habilidad para resolver conflictos:o Leer e interpretar información efectivamente.o Resolver conflictos de manera eficiente y rápida.o Anticiparse a las necesidades y expectativas de los clientes.· Detallista y meticuloso:o He de asegurar que se cumplan con las especificaciones de los proyectos.o Ser capaz de mantenerse enfocado al realizar labores repetitivas y monótonas.· Capacidades administrativas:o Procesar textos, utilizar hojas de cálculo y manejar bases de datos.o Teclear de 40 a 60 palabras por minuto.o Saber utilizar y manejar equipos de oficina (fotocopiadoras e impresoras).o Gestiòn de agendas y viajes para el personal de la compañíao Funciones administrativas elaboración y presentacion de modelos Hacienda, pago de impuestos, seguridad social.· Honesto, discreto y con altos niveles de integridad:o Ser capaz de manejar información confidencial y sensible.· Motivado, decidido, responsable y capaz de adaptarse a diferentes situaciones.· Inventivo e ingenioso, con conocimientos generales de procedimientos, procesos y equipos de oficina.· Tener buena presencia.Funciones principales· Recibir a los visitantes y guiarlos a sus destinos correspondientes.· Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes tanto entrantes como salientes:o Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante.o Coordinar los servicios de mensajería y Courier.o Recibir, filtrar y distribuir la correspondencia entre los miembros del personal.o Localizar y restituir las propuestas de los clientes (diseños y reportes).· Redactar, archivar y revisar documentos, tales como recibos, reportes, memos, hojas de cálculos y otros documentos administrativos:o Recopilar información de diferentes herramientas con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.o Redactar, revisar y distribuir correspondencia.o Actualizar y mantener al día los procedimientos y guías existentes, las listas de contactos, entre otros.· Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, reportes y otros documentos administrativos:o Escanear documentos físicos para respaldarlos de forma digital.o Brindar asistencia registrando información y realizando el mantenimiento de la base de datos.· Coordinar y agendar reuniones de negocios, entrevistas, citas, eventos corporativos y otras actividades afines:o Gestionar el calendario y coordinar el trabajo con las reuniones de negocios.o Generar el orden del día para las reuniones con el objetivo de que se lleven a cabo de manera eficiente.o Reservar los salones de conferencia necesarios u otros locales.o Confirmar la reserva de salones o locales y coordinar la comida, además de encargarse de la logística del evento corporativo.o Encargarse de los preparativos de viaje de los ejecutivos de la compañía u organización.· Encargarse de la coordinación general de la oficina y resolver cualquier problema o requerimiento administrativo:o Solicitar y acordar la reparación y mantenimiento de los equipos de oficina.o Solicitar nuevos suministros y hacerse cargo del inventario, reemplazando materiales y equipos cuando sea necesario.o Realizar reportes de gastos.o Renovación de Licenciaso Gestión del mantenimiento de los vehículoso Pagos a proveedoreso Seguros· Mantener su área de trabajo limpia y ordenada.· Llevar todos los trámites administrativos de presentación a nivel legal, hacienda, seguridad social de los empleados. Gestión de los contratos con proveedores y seguimiento a nivel de seguros, vehículos, transportistas entre otros.RequerimientosEl nivel educativo mínimo para obtener el empleo de Asistente Administrativo es haber terminado estudios de administración y contabilidad a nivel de Formación Profesional.,7-10 años de experiencia en el área y un dominio del paquete Office (Word, Excel y PowerPoint); además, dominio de Gallego e Inglés nivel B2.Tipo de puesto: Jornada completaSalario: 20.000,00€ a 25.000,00€ /añoExperiencia:gestión administrativa: 5 años (Requisito deseable)Ubicación:A Coruña, A Coruña provincia (Requisito deseable)Tareas financieras:Informes de gastosProcesamiento de pagosFacturaciónNóminasCompras
Fecha de publicación: 22/01/2020
